Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Cần sớm triển khai đồng bộ
Cập nhật lúc10:21, Thứ Ba, 14/03/2017 (GMT+7)

Việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động văn thư, lưu trữ (VT-LT) đã và đang phục vụ đắc lực hoạt động quản lý điều hành; lưu giữ nhiều tài liệu có giá trị giúp các tổ chức, cá nhân dễ dàng tìm kiếm, tra cứu khi cần. Nhưng, so với yêu cầu, công tác này đòi hỏi cần có sự quan tâm, đầu tư, tạo đồng bộ trong hoạt động.

 

Thời gian qua, vai trò của công tác VT-LT tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố được nhìn nhận đúng đắn. 							Ảnh: Trung Kiên

Thời gian qua, vai trò của công tác VT-LT tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố được nhìn nhận đúng đắn.

Ảnh: Trung Kiên

 

Hiệu quả bước đầu

 

Phó giám đốc Sở Nội Vụ Lê Văn Nhã cho biết: công tác VT-LT tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố thời gian qua có sự chuyển biến tích cực và từng bước đi vào nề nếp; Việc ứng dụng CNTT trong công tác VT-LT ngày càng được quan tâm. Qua đó, nâng cao hiệu suất, chất lượng hoạt động. Thành phố hiện có 147/207 cơ quan, tổ chức ứng dụng các cung cụ hỗ trợ như Word, Excel, phần mềm trong công tác quản lý văn bản đi, đến, bước đầu tạo thuận lợi việc tra cứu văn bản. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động VT-LT phục vụ đắc lực nhiệm vụ về cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

 

Tại UBND quận Lê Chân, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động VT-LT được quận áp dụng và triển khai thông qua hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp trên máy vi tính. Hiện, các văn bản đi và đến của UBND quận đều được scan và cập nhật lên môi trường mạng. Quận áp dụng hệ thống HP- eOffice vào việc nhận, chuyển văn bản tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị thuộc UBND quận, tạo sự thông suốt, chặt chẽ. Việc giải quyết các văn bản được thực hiện trên phần mềm, giúp lãnh đạo UBND quận, các phòng, bộ phận, cá nhân giải quyết công việc, kiểm soát tiến độ thực hiện nhiệm vụ. Từ việc ứng dụng này tiết kiệm chi phí giấy, mực in và nhất là khắc phục tình trạng thất lạc văn bản.

 

Chánh văn phòng Sở Khoa học- Công nghệ thành phố Nguyễn Thị Thanh Huyền cho biết: việc quản lý văn bản đi- đến của sở được thực hiện theo quy trình quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Hiện nay sở sử dụng 9 phần mềm quản lý, tác nghiệp, giúp tiết kiệm tem thư, công sức, nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp của sở. Từ năm 2011 đến nay, các văn bản đi, đến tại sở được số hóa, thiết lập, lưu trữ tại phần mềm cơ sở dữ liệu dùng chung. Tại đây, các phòng, đơn vị hay cá nhân có nhu cầu chỉ cần vào tra cứu, rất nhanh chóng, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin.

 

Sớm xây dựng kho dữ liệu chuyên dụng 

 

Bên cạnh kết quả đạt được, hoạt động VT–LT vẫn còn một số hạn chế như: biên chế làm công tác VT-LT ở các cơ quan, tổ chức và địa phương còn thiếu về số lượng và yếu về chuyên môn so với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm thực hiện, tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống tại các quận, huyện còn khá nhiều. Việc số hóa tài liệu và xây dựng cơ sở dữ liệu ở nhiều sở, ngành, địa phương thực hiện chưa đồng bộ, gây khó khăn trong tra cứu. Bên cạnh đó, kho lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương thường được bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu, sơ sài, chưa bảo đảm các quy định…dẫn đến việc ứng dụng CNTT gặp nhiều khó khăn.

 

Phó giám đốc Sở Khoa học –Công nghệ Đỗ Gia Khánh cho biết: để việc ứng dụng CNTT trong hoạt động VT-LT đạt hiệu quả cao thì việc xây dựng kế hoạch hằng năm về đào tạo nhân lực, đầu tư cơ sở vật chất, tập huấn nâng cao trình độ tin học đối với đội ngũ cán bộ làm công tác VT-LT là hết sức quan trọng. Khi được đào tạo bài bản, đội ngũ này góp phần sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý như: hệ thống mạng LAN; các phần mềm quản lý, tác nghiệp; hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008… Cùng với đó, thành phố cần sớm đầu tư xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn với các cơ quan, đơn vị để khai thác có hiệu quả cao các loại tài liệu.

 

Theo Phó giám đốc Sở Nội vụ Lê Văn Nhã, để tạo thuận lợi cho hoạt động VT-LT của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố, Sở Nội vụ đề xuất với UBND thành phố đầu tư kinh phí xây dựng kho dữ liệu chuyên dụng, tạo điều kiện bảo quản an toàn khối tài liệu lịch sử thành phố. Đồng thời, phối hợp với Bộ Nội vụ mở các lớp bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, chuyển giao phần mềm quản lý công tác VT-LT tạo sự thống nhất trong thực hiện, từ đó sớm giải quyết tài liệu tồn đọng. Qua đó, thúc đẩy các cơ quan, đơn vị hướng đến mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử, thành phố thông minh.

 

Long Giang

.